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1.17_information_und_dokumentation

1.17 Information und Dokumentation

Wichtigste Punkte

Projektdokumentation ist Zusammenstellung ausgewählter…
an bestimmter Empfänger oder Empfängerkreis
Projekthandbch beschreibt Standards für ein spezifisches Projekt
Projektmanagementhandbuch ist Zusammenstellung von Regelungen innerhalb einer Organisation für Planung und Durchführung von Projekten
Berichtswesen ist grundlage für erfolgreiche Projektsteuerung
Berichtsformate sind zeitgesteuerte und ereignisgesteuerte Berichte in Form von E-Mails, Briefen, Formularen, Telefonaten und persönlichen Gesprächen

Kontext

Zeitlich

Projektmanagement-Phasen

  • Initialisierungsphase: Formelle Gründung
  • Definitionsphase: Ziele, Organisation
  • Planungsphase: Umfeld/Stakeholder, Phasenplanung, PSP, Ablauf u. Termine, Ressourcen/Kosten, Risiken
  • Steuerung: Controlling, Änderung
  • Abschlussphase: Auflösung

Inhaltlich

  • Das Thema hat inhaltlich zu folgenden Themen Beziehungen (Nummern geben die Kompetenzelemente der IPMA an):
PM-technische Methodische Kompetenzen
1.01 Projektmanagementerfolg1.02 Interessierte Parteien1.03 Projektanforderungen und Projektziele1.04 Risiken und Chancen
1.05 Qualität1.06 Projektorganisation1.07 Teamarbeit1.08 Problemlösung
1.09 Projektstrukturen1.10 Leistungsumfang und Lieferobjekte1.11 Projektphasen, Ablauf und Termine1.12 Ressourcen
1.13 Kosten und Finanzmittel1.14 Beschaffung und Verträge1.15 Änderungen1.16 Überwachung, Steuerung, Berichtswesen
1.17 Information und Dokumentation1.18 Kommunikation1.19 Projektstart1.20 Projektabschluss
PM-Verhaltens Kompetenzen
2.01 Führung2.02 Engagement und Motivation2.03 Selbststeuerung2.04 Durchsetzungsvermögen
2.05 Entspannung und Stressbewältigung2.06 Offenheit2.07 Kreativität2.08 Ergebnisorientierung
2.09 Effizienz2.10 Beratung2.11 Verhandlungen2.12 Konflikte und Krisen
2.13 Verlässlichkeit2.14 Wertschätzung2.15 Ethik
PM-Kontext Kompetenzen
3.01 Projektorientierung3.02 Programmorientierung3.03 Portfolioorientierung3.04 Einführung von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement
3.05 Stammorganisation3.06 Geschäft3.07 Systeme, Produkte und Technologie3.08 Personalmanagement
3.09 Gesundheit, Arbeits-, Betriebs- und Umweltschutz3.10 Finanzierung3.11 Rechtliche Aspekte

Wichtige Begriffe


WAS

Dokumentation

Nach DIN69901 versteht man unter Projektdokumentation die „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungwege, Ablauf und erreichte Ziele des Projekts.

Es geht darum, den Projektverlauf bis zum Erreichen des Projektabschlusses zu dokumentieren und jederzeit nachvollziehbar zu machen

Information/Berichtswesen

nach DIN69901 versteht man unter Information/Berichtswesen die „an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerkreis gerichtete Darstellung über die Entwicklung und den Stand eines Projekts.“

WARUM

Dokumentation

soll dabei helfen:

  • Zielsicheres und schnelles Auffinden benötigter Dokumente
  • Vermeidung unnötiger und ggf. inkonsistenter Mehrfachablage
  • Überprüfbarkeit der Aktualität von Dokumenten
  • Übersicht über alle dokumentations- und archivierungspflichtigen Dokumente

Information/Berichtswesen

ist eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Projektsteuerung, denn es informiert rechtzeitig über die Gefährdung der Projektziele und andere Fehlentwicklungen. Dabei verfolgt es folgende Ziele:

  • Zeitersparnis bei bspw. Entscheidungen da die richtige Information beim richtigen Empfänger ist
  • Übersicht im Projekt, da die Kommunikation z.B. durch einen Kommunikationsplan oder eine Berichtsbedarfsmatrix klar geregelt ist
  • Verbesserung des Verhältnisses zwischen Projektauftraggeber und Projektleitung, da Missverständnisse vermieden werden können

Information

Informationsmanagement bzw. Berichtswesen im Projekt sollte ein geeignetes Format nutzen und sich am Empfänger und Zwecke orientieren:

Empfänger

Die bereitgestellten Informationen sollten für den Empfänger relevant sein. Wir sollten uns deshalb frühzeitig Gedanken machen über den Bedarf von Informationen und darüber, für welche Stakeholder welche Informationen zum Projekt bestimmt sein sollen.

Zweck

  • um einen neuen Kenntnisstand beim Empfänger herzustellen
  • um den Informations- und Meinungsausstausch zu initiieren
  • um Entscheidungen herbeizuführen
  • können einen Beitrag zur Motivation von Stakeholdern leisten

Geeignetes Format

  • Art und Weise der Darstellung und Übermittlung
  • Dem Wissenstand des Emfpängers angemessen, plausibel und nachvollziehbar sein
  • zeitorientierte Berichte
  • ereignisorientierte Berichte wie Abschlussbericht

Dokumentation

die Projektdokumentation umfasst

  • Projekthandbuch
  • Projektmanagementhandbuch
  • Projektbezogene Ablage (wie Lasten-/Pflichtenheft, Angebot, Änderungsanträge, Abnahmeprotokolle, Verträge)

Projekthandbuch

  • beschreibt Standards für ein spezifisches Projekt. Gem DIN 69901-5 ist ein Projekthandbuch die Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die fü die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen.
  • ist die Anwendung der im Projektmanagementhandbuch beschriebenen Verfahren und Methoden auf ein konkretes Projekt.

Projektmanagementhandbuch

  • PM-Handbuch ist eine Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durhführung von Projekten gelten
  • Inhalte
    • Projektkriterien (Was ist ein Projekt in unserer Organisation), Projektarten und kategorien, Projektorganisation und -rollen
    • Standardisierter PM-Prozess
    • Vorgehensmodelle für Projektarten mit Wiederholungscharakter (z.B. Entwicklungsprojekte, Kundenprojekte, IT-Projekte
    • Methoden und Instrumente der Projektplanung und -steuerung (PM-Methodik)
    • PM-Glossar mit der unternehmensspezifischen Terminologie
    • Formulare, Vorlagen, Checklisten, Arbeitsbehelfe etc.

Kriterien für effektive Projektdokumentation

  • änderbar
  • aktuell
  • eindeutig
  • identifizierbar
  • standardisiert
  • vollständig

Beispiel Berichtsbedarfsmatrix Kommunikationsmatrix

BerichtsartHäufigkeitGLLAProjekt-Fachabt.PLProjektcontroller
Wirtschaftl. und techn. ProduktplanErstellung Projektbeginn
zu Meilensteinen fortschreiben
xxxxx
Terminberichtwöchentlich--relev.
Ausschnitt
xx
Detail.Kostenplan auf AP-Ebenemonatlich--relev.
Ausschnitt
xx
Zusammengefasster Kostenbericht
auf Projektebene
monatlich-x--x
Projektstatusbericht einschl.
Meilensteintrendanalyse
monatlichxx-xx
Detaillierter
Projektabschlussbericht
einmalig-xxxx
Kurzfassung Projektabschlussberichteinmaligx----

Literatur

  • Autor: Titel. Verlag, Ort Jahr, ISBN.
  • Autor: Titel. Verlag, Ort Jahr, ISBN, S. X–Y.

Siehe auch


Weitere Informationen

1.17 Information und Dokumentation Information & documentation

Informationsmanagement umfasst das Gestalten, Sammeln, Auswählen, Aufbewahren und Abfragen von Projektdaten (in formatierter, unformatierter, graphischer, elektronischer Form oder auf Papier). Die Entscheidung, wem welche Informationen zur Verfügung gestellt werden, muss sorgfältig getroffen werden. Es gibt die Tendenz, Menschen mit zuviel Informationen zu überschütten. Die betroffenen Interessierten Parteien sollten nur die für sie notwendigen Informationen erhalten und zwar in der für sie passenden Form, sodass sie in die Lage versetzt werden, die von ihnen geforderten Aufgaben zu erfüllen. Ein Dokumentationssystem sollte die Dokumenttypen spezifizieren, die für ein Projekt, Programm oder Portfolio erforderlich sind, so dass jeder Dokumenttyp seinem Zweck entspricht. Für jeden Dokumenttyp sollte das System Folgendes festlegen: Die im Dokument enthaltenen Informationen, das Format derselben (wie z. B. Texte, Tabellen, Quellcodes usw.) und die Form des Dokuments (z. B. Papier, Mikrofilm oder elektronisch). Dokumentation betrifft alle Daten und Informationen sowie das Wissen und die Erkenntnisse, die im Projektverlauf gewonnen wurden, besonders bezüglich Projektkonfiguration und Änderungen sowie die gesamten Managementunterlagen. Das Informations- und Dokumentationsteam ist normalerweise ein fester Bestandteil der Stammorgani-sation. Der Projekt-, Programm- oder Portfoliomanager sollte einen Mitarbeiter zur Interaktion mit diesem Team ernennen und Prozesse zur Sicherung der Übereinstimmung mit der Informations- und Dokumentationspolitik der Organisation und den gesetzlichen Anforderungen einrichten.

Mögliche auf Information bezogene Prozessschritte: 1. Planung des Informationssystems für das Projektmanagement des Projekts, Programms oder Portfolios. 2. Sicherstellung der Übereinstimmung mit der Informationspolitik der Organisation und den allgemein gültigen Regelungen. 3. Einführung des Projektmanagementinformationssystems. 4. Überwachung der Verwendung des Projektmanagementinformationssystems. 5. Auditieren des Projektmanagementinformationssystems. 6. Dokumentation der Lessons Learned für die Anwendung auf zukünftige Projekte.

Mögliche auf Dokumentation bezogene Prozessschritte: 1. Erstellung eines Dokumentationsmanagementplans. 2. Sicherstellung der Übereinstimmung mit der Dokumentationspolitik der Organisation und den allgemein gültigen Regelungen. 3. Klassifizierung der Dokumente. 4. Freigabe von Dokumenten. 5. Ablage von Dokumenten in Papier- und/oder Dateiformat. 6. Steuerung von Aktualisierungen und Versionierungen der Dokumente. 7. Archivierung der Dokumente. 8. Dokumentation der Lessons Learned für die Anwendung auf zukünftige Projekte.

NCB 3 März 2013 Seite 87 von 202

Angesprochene Themenfelder: Geheimhaltung Dokumentendesign und Format Kennzeichnung und Änderung von Dokumenten Ablage und Archivierung Übergabe an den Kunden Informationsdatenbanken Informationsstruktur und Managementplan Gesetzliche Anforderungen Datensicherung Semantik

Schlüsselkompetenzen auf Levelebene: A Hat das Informations- und Dokumentationsmanagement bei Programmen bzw. Portfolios einer Organisation oder Organisationseinheit erfolgreich geleitet. B Hat die Information und Dokumentation eines komplexen Projekts erfolgreich gemanagt. C Hat die Information und Dokumentation eines begrenzt komplexen Projekts erfolgreich gemanagt. D Verfügt über das erforderliche Wissen in Bezug auf das Management von Projektinformation und -dokumentation und die Fähigkeit dieses anzuwenden.

Hauptbeziehungen zu: 4.1.5. Qualität, 4.1.10. Leistungsumfang und Lieferobjekte, 4.1.15. Änderungen, 4.1.16. Überwachung und Steuerung, Berichtswesen, 4.1.18. Kommunikation, 4.1.19. Projektstart, 4.1.20. Projektabschluss, 4.2.3. Selbststeuerung, 4.2.10. Beratung, 4.2.13. Verlässlichkeit, 4.2.15. Ethik, 4.3.2. Programmorientierung, 4.3.3. Portfolioorientierung, 4.3.4. Einführung von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement, 4.3.5. Stammorganisation, 4.3.11. Rechtliche Aspekte


Einzelnachweise

1.17_information_und_dokumentation.txt · Zuletzt geändert: 2016/03/01 13:27 von 87.159.30.14